Jak zarejestrować dziecko urodzone za granicą?

Twoje dziecko urodziło się poza granicami Polski? Sprawdź, jak je zarejestrować i jak uzyskać polski akt urodzenia. 

Spis treści

1. Jak zarejestrować dziecko urodzone za granicą? 
2. Kto może złożyć wniosek o zarejestrowanie dziecka urodzonego za granicą?
3. Gdzie rejestruje się dziecko urodzone za granicą?
4. Jakie dokumenty trzeba dołączyć do wniosku o rejestrację dziecka urodzonego za granicą?
5. Ile trwa załatwienie wniosku o rejestrację dziecka urodzonego za granicą?
6. Opłaty za wniosek o rejestrację

Akt urodzenia dziecka to bardzo ważny dokument. Otrzymujemy go po rejestracji dziecka w USC, także tego urodzonego za granicą. Dzięki niemu dziecko zaczyna istnieć także urzędowo: otrzymuje imię i nazwisko, PESEL dziecka i meldunek, może też korzystać z opieki medycznej, uzyskać dowód osobisty i paszport. Jak uzyskać akt urodzenia dziecka?

Jak zarejestrować dziecko urodzone za granicą? 

Dziecko urodzone za granicą rejestruje się w polskim urzędzie stanu cywilnego (USC) na trzy sposoby.

1. Jeśli akt urodzenia dziecka powstał za granicą, dokonuje się jego przeniesienia (czyli, mówiąc urzędowo – transkrypcji) do rejestru stanu cywilnego w Polsce.

2. Jeśli uzyskanie odpisu zagranicznego aktu urodzenia jest niemożliwe albo bardzo trudne, dokonuje się jego odtworzenia.

3. Jeśli dziecko nie zostało zarejestrowane w kraju, w którym się urodziło, lub jeśli przyszło na świat w kraju, w którym nie prowadzi się rejestracji stanu cywilnego (dzieje się tak np. w Szwecji, Norwegii i Finlandii – narodziny dziecka odnotowuje tam urząd podatkowy), rejestruje się je w Polsce.

Wnioski w tych sprawach można składać w polskim USC w dowolnym terminie i nie ma tu żadnego ograniczenia czasowego. Robi się to nawet wówczas, gdy dziecko jest już pełnoletnie.

Kto może złożyć wniosek o zarejestrowanie dziecka urodzonego za granicą?

Wniosek składają w USC rodzice lub samo dziecko (po osiągnięciu pełnoletniości).

Sprawę można załatwić osobiście (np. podczas wakacji w kraju), za pośrednictwem polskiego konsula lub poprzez mieszkającego w Polsce pełnomocnika (może nim być ktoś z rodziny, np. babcia czy brat lub osoba niespokrewniona).

Gdzie rejestruje się dziecko urodzone za granicą?

Sprawy tego rodzaju można załatwiać w dowolnym polskim USC, a więc jeśli np. przebywający za granicą rodzice dziecka są zameldowani w Krakowie, a babcia, którą poprosili o dokonanie formalności, jest z Wrocławia, akt urodzenia dziecka może zostać sporządzony we Wrocławiu - tak, aby było jej wygodniej.

Jakie dokumenty trzeba dołączyć do wniosku o rejestrację dziecka urodzonego za granicą?

Rodzaj składanych dokumentów zależy od okoliczności, a co za tym idzie - od tego, w jakim trybie (transkrypcja, odtworzenie, rejestracja) sprawa będzie załatwiana.

• Do wniosku o transkrypcję dołączamy oryginalny odpis aktu urodzenia (zagranicznego), jego urzędowe tłumaczenie na język polski (dokonane przez tłumacza przysięgłego lub konsula, chyba że akt sporządzono na druku wielojęzycznym – wtedy nie trzeba go tłumaczyć).

Uwaga! W różnych krajach obowiązują różne przepisy, dlatego zdarza się, że polski akt urodzenia trzeba uzupełnić o brakujące dane (najczęściej daty i miejsca urodzenia rodziców) lub sprostować te, które zostały wpisane niewłaściwie.

• Do wniosku o odtworzenie zagranicznego aktu urodzenia trzeba dołączyć dokument informujący o tym, gdzie, kiedy i przez kogo dziecko zostało urodzone wraz z urzędowym tłumaczeniem na język polski.
• Wniosek o zarejestrowanie dziecka, którego narodzin nie zarejestrowano za granicą (bo taka rejestracja nie jest tam prowadzona), również powinien zawierać dokument potwierdzający fakt jego narodzin oraz informację o rodzicach. Na przykład w Szwecji czy Norwegii wydają go organy podatkowe.
• W każdym z tych przypadków pomocne są także odpisy aktu małżeństwa rodziców lub – jeśli rodzice nie są małżeństwem – odpisy ich aktów urodzenia. Przydają się do weryfikacji, sprostowania i/lub uzupełnienia danych w zagranicznym akcie.

Ile trwa załatwienie wniosku o rejestrację dziecka urodzonego za granicą?

Sprawy tego rodzaju załatwiane są zazwyczaj w ciągu kilku dni. Zdarza się, że konieczne jest postępowanie wyjaśniające (np. trzeba uzyskać dokumenty potrzebne do uzupełnienia lub sprostowania danych w zagranicznym akcie urodzenia), które może trwać nie dłużej niż miesiąc (a w szczególnie skomplikowanych sprawach – 2 miesiące).

Uwaga! Po transkrypcji, odtworzeniu aktu urodzenia lub zarejestrowaniu dziecka urodzonego za granicą osoba, która złożyła wniosek, otrzymuje tylko odpis aktu urodzenia. W przeciwieństwie do dzieci urodzonych w Polsce, te, które przyszły na świat za granicą, nie dostają numeru PESEL w USC. Zostanie im on nadany wraz z pierwszym polskim dokumentem tożsamości - dowodem osobistym (w urzędzie miasta lub gminy) albo paszportem (w urzędzie wojewódzkim).

Opłaty za wniosek o rejestrację

Za zarejestrowanie dziecka urodzonego za granicą trzeba zapłacić.

 ▪ Odpis aktu urodzenia po dokonaniu transkrypcji kosztuje 50 zł. Jeśli wymaga sprostowania lub uzupełnienia – dodatkowo 39 zł.

▪ Odpis aktu urodzenia wydany po dokonaniu odtworzenia treści zagranicznego aktu urodzenia to koszt 39 zł.

▪ Odpis aktu urodzenia po zarejestrowaniu dziecka urodzonego w państwie, gdzie nie jest prowadzona rejestracja stanu cywilnego, kosztuje 39 zł.

▪ Pełnomocnictwo udzielone osobie, która nie jest bliskim krewnym (np. babcią lub dziadkiem, synem lub córką, bratem lub siostrą) – kosztuje 17 zł

konsultacja tekstu: Joanna Wołcz, zastępczyni kierownika Urzędu Stanu Cywilnego we Wrocławiu