Jak napisać list? Oficjalny i prywatny. Budowa, schemat i przykłady

Jak napisać list? Od czego zacząć pisanie listu? Wydawałoby się, że w erze smartfonów listy papierowe straciły na popularności i zostały wyparne przez messengera i wiadomości elektroniczne. Jednak umiejętność napisania poprawnego listu powinien posiadać każdy, gdyż w niektórych przypadkach, wciąż jest to jedyna forma kontaktu.

Jak napisać list? Czym różni się list oficjalny od listu prywatnego do koleżanki lub do kolegi? Pisanie listu to coraz mniej przydatna czynność. Wiadomości tekstowe wysyłane za pomocą telefonu i maile docierają znacznie szybciej. Wciąż jednak każdy uczeń szkoły podstawowej powinien wiedzieć, jak napisać list.

Umiejętność prawidłowego pisania listów przyda się również w dorosłym życiu. Zdarza się bowiem, że musimy wysłać pismo do urzędu lub do frmy, z którą współpracujemy. Z tego też powodu warto wiedzieć, jak zacząć pisanie listu i jak powinna wyglądać konstrukcja listu.

Dodatkowo, jeżeli dziecko nie będzie wiedziało, jak napisać list, to jak napisze list do Świętego Mikołaja?

Zobacz także: Jak napisać opowiadanie? Co powinno zawierać i jakie są zasady pisania? Przykłady

Spis treści

1. Co to jest list i jakie są rodzaje listów?
2. Czy w dzisiejszych czasach piszemy listy?
3. Zasady pisowni listu. Reguły, o których należy pamiętać
4. Budowa listu. Z czego składa się list?
5. Co to jest nagłówek w liście?
6. Jak zacząć list? Wstęp do listu
7. Jak napisać list?
8. Jak napisać zakończenie listu?
9. Zwroty grzecznościowe w listach – przykłady
10. Podpis listu

Co to jest list i jakie są rodzaje listów?

List jest to pisemna wiadomość, która tradycyjnie jest pisana odręcznie na kartce papieru, a następnie pakowana w zaadresowaną kopertę i wysyłana do odbiorcy. Obecnie akceptowalne są również listy pisane na komputerze i drukowane.

Wyróżniamy także dwa rodzaje listów – listy oficjalne (formalne) i listy prywatne (nieoficjalne). W zależności od rodzaju listu inaczej będzie wyglądała konstrukcja listu. O czym należy pamiętać, pisząc list prywatny, a o czym oficjalny?

List oficjalny (formalny)

List oficjalny jest adresowany do konkretnej osoby, której dobrze nie znamy lub do instytucji, firmy. Jak napisać list formalny? Warto pamiętać o kilku podstawowych zasadach pisząc list formalny.

List oficjalny pisze się w ramach prośby, załatwiania sprawy urzędowej, zaproszenia, ale także podziękowania lub reklamy.

List formalny powinien zawierać w lewym górnym rogu dane nadawcy, czyli dane osoby, która pisze list oraz dane odbiorcy, czyli osoby, instytucji lub firmy, do której adresujemy list.

Stałym elementem jest oczywiście podpis listu i odpowiednie zwroty grzecznościowe, o których w liście formalnym nie powinno się zapomnieć. W liście oficjalnym nie powinno być za to wyrazów niedbałych i używanych w języku potocznym. Ważny jest dobór słownictwa, składnia gramatyczna i ogólna poprawność językowa.

W liście formalnym ponadto należy pamiętać o:

• napisaniu daty,
• akapitach,
• krótkich i zwięzłych zdaniach,
• zrozumiałej i rzeczowej treści.

List prywatny (nieoficjalny)

List prywatny jest adresowany d bliskich, znajomych, rodziny, koleżanki lub kolegi. Jak napisać list prywatny?

List prywatny jest niewątpliwie znacznie łatwiejszy do napisania niż list formalny. Nie musimy stosować się do sztywnych zasad, choć są kwestie, o których musimy pamiętać.

List prywatny ma na celu opisanie jakiegoś ważnego dla nas zdarzenia lub przekazanie konkretnej informacji. List prywatny powinien również zawierać zwroty grzecznościowe, ale nieco innego typu. Pamiętajmy, że zwracamy się do danej osoby bezpośrednio.

W liście prywatnym należy pamiętać o:

• pisaniu zaimków wielką literą (np. Ty, Cię, Tobie),
• określeniu do kogo adresujemy list,
• podpisaniu listu,
• pożegnaniu się na końcu listu.

Czy w dzisiejszych czasach piszemy listy?

Częściej wysyłamy kartki świąteczne lub urodzinowe, niż piszemy listy w dzisiejszych czasach. Należy zwrócić uwagę, że w pewnym stopniu pisanie e-maili wyparło tradycyjną pocztę i listy pisane odręcznie.

Jednak mimo to dobrze jest znać zasady pisania listu. Być może ten zwyczaj powróci, wszak na napisanie listu i wysłanie go trzeba poświęcić dużo więcej czasu niż na e-maila, co może być uznawane za wyjątkowy okaz szacunku i pamięci. Zwłaszcza w dzisiejszej dobie cyfryzacji i pościgu za czasem.

Zasady pisowni listu. Reguły, o których należy pamiętać

Bez względu na to, jaki list piszemy, należy pamiętać o pewnych zasadach pisowni listu.

W liście nie powinno zabraknąć daty i miejsca napisania listu, a także nagłówka, adresata, danych odbiorcy, treści, którą chcemy przekazać, odpowiednich zwrotów grzecznościowych, pożegnania i podpisu.

Czytaj także: Jak napisać wypracowanie? Schemat i zasady pisania wypracowania

Budowa listu. Z czego składa się list?

Szczególnie w listach oficjalnych powinniśmy sztywno trzymać się odpowiedniej budowy listu. Z czego składa się list?

W prawym górnym rogu listu oficjalnego powinna znaleźć się data i miejscowość. Dane te możemy także umieścić w liście prywatnym.  Przykładowo forma taka może wyglądać tak: „Warszawa, 11 listopada 2023 r.”.

Dane nadawcy umieszczamy zawsze nieco poniżej nazwy miejscowości i daty, ale po lewej stronie. Powinniśmy tam umieścić imię, nazwisko, adres, a także dane kontaktowe takie jak numer telefonu i e-mail.

Dane adresata, odbiorcy umieszcza się po prawej stronie, trochę niżej niż informacje dotyczące nadawcy. Tam również umieszczamy imię, nazwisko i adres.

Następnie po lewej stronie umieszczamy odpowiedni nagłówek, po którym zgodnie z tradycją należy postawić przecinek. Wówczas nowy akapit zaczynamy pisać małą literą. Jeżeli kończymy nagłówek wykrzyknikiem, akapit należy rozpocząć wielką literą.

Treść listu powinna składać się ze wstępu, rozwinięcia i zakończenia.

Na samym dole listu po prawej stronie powinien znaleźć się końcowy zwrot grzecznościowy. Należy dopasować go do rodzaju listy. Innego zwrotu grzecznościowego użyjemy w liście oficjalnym, a innego w liście prywatnym.

Pod pożegnaniem, również z prawej strony listu powinien znaleźć się odręczny podpis nadawcy.

W nieoficjalnych listach istnieje możliwość dodania pod podpisem dodatkowej krótkiej wiadomości. Używa się w tym celu zapisu „PS.”, po którym dopisuje się nieuwzględnioną wcześniej informację. "PS." można napisać nawet kilka razy, co jest zarezerwowane dla bardziej zażyłej i koleżeńskiej znajomości.

Czytaj także: Jak napisać ogłoszenie? Zasady pisania i przykłady

Co to jest nagłówek w liście?

Nagłówek to po prostu zwrot, który kierujemy do adresata.

Wysyłając list do bliskich nam osób, w nagłówku możemy pozwolić sobie, na większą swobodę pisząc „Kochana mamo” czy „Droga babciu”. Jednak list oficjalny wymaga zachowania sztywniejszych zasad. W takiej sytuacji sprawdzić mogą się formuły „Szanowna Pani/Panie”. W niektórych przypadkach warto też zadbać o właściwe tytułowanie adresata.

Przykładem może być zwrot „Szanowna Pani Dyrektor”. W przypadku konkretnych tytułów naukowych również należy je uwzględnić. Do magistra wypada napisać „Szanowny Panie Magistrze”, do doktora „Szanowny Panie Doktorze”. Gdy adresujemy list do władz akademickich, niezmiernie ważna jest uczelniana hierarchia.

Zwrot do rektora powinien brzmieć: „Szanowny Panie Rektorze” lub „Magnificencjo”, zaś do dziekana: „Szanowny Panie Dziekanie”.

Nagłówek kończymy przecinkiem, bądź wykrzyknikiem. Druga opcja dotyczy tylko listów nieoficjalnych, gdyż wykrzyknik nadaje wiadomości zabarwienia emocjonalnego.

Jak zacząć list? Wstęp do listu

Jak napisać list formalny? Jak napisać list prywatny? Bez względu na rodzaj listu, który zamierzamy napisać, istotny jest wstęp. Oczywiście list nieoficjalny będzie miał bardziej swobodną formę, ale warto w obu przypadkach przedstawić powód naszej korespondencji.

Istotne jest, aby we wstępie w najbardziej zrozumiały sposób wyjaśnić, z czym zwracamy się do adresata. Po przeczytaniu wstępu adresat od razu powinien wiedzieć, czego od niego oczekujemy lub czego może się spodziewać.

Jak możemy zacząć list? W liście formalnym możemy skorzystać z następujących zwrotów, które ułatwią nam rozpoczęcie pisania wstępu listu:

• Zwracam się do Państwa z uprzejmą prośbą o…
• Chciałabym zwrócić Państwa uwagę na…
• Nawiązując do…
• Piszę do Pana/Pani z zapytaniem o…
• Państwa firma została mi polecona przez…

W liście nieoficjalnym do kolegi, koleżanki lub członka rodziny, list możemy rozpocząć od słów:

• Nie uwierzysz, co się wczoraj wydarzyło…
• Dawno do Ciebie nie pisałam…
• To mój pierwszy list do Ciebie i chciałabym…
• Wczoraj skończyłam czytać lekturę … i chciałabym podzielić się moim wrażeniem…

Jak napisać list?

Pisząc rozwinięcie listu, powinniśmy zawrzeć w tej części najważniejsze informacje. Każdą nową sprawę, którą poruszamy w liście, należy umieścić w nowym akapicie ze wcięciem.

W rozwinięciu powinien znaleźć się opis problemu, z którym zwracamy się do adresata, streszczenie danej kwestii lub jej argumentacja.

Pisząc list formalny, możemy zacząć rozwinięcie listu od słów:

• Jestem zainteresowana kupnem…
• Czy byłaby możliwość, przesłania mi…
• Z przykrością informuję, że…
• Chciałabym zapytać, czy…

Jeżeli do litu dołączamy jakiekolwiek dokumenty, załączniki, to w rozwinięciu listu powinniśmy o tym poinformować.

Pisząc list do kolegi lub osoby z rodziny, w rozwinięciu możemy posiłkować się takimi zwrotami jak:

• Zaskoczyło mnie, gdy…
• Pamiętasz, kiedyś opowiadałam Ci, że…
• Nie wiem, jak to możliwe, ale…

Jak napisać zakończenie listu?

Jak napisać zakończenie listu? W zakończeniu listu formalnego zależy od jego treści i tego, co w zasadzie chcieliśmy osiągnąć.

Zwroty, których możemy użyć na zakończenie listu formalnego to:

• Uprzejmie proszę o pozytywne rozpatrzenie mojej prośby.
• Oczekuję Państwa decyzji w tej sprawie.
• Jeżeli potrzebujecie Państwo dodatkowych informacji, proszę o kontakt.

Pisząc list prywatny, możemy go zakończyć w następujący sposób:

• Na koniec, chciałabym jeszcze przypomnieć, że…
• To już chyba wszystko, czym chciałabym się podzielić…
• Mam nadzieję, że to, co napisałam, przekonało Cię do…

Zwroty grzecznościowe w listach – przykłady

Zwroty grzecznościowe w listach na zakończenie należy umieścić po prawej stronie.

Przykładowe zwroty grzecznościowe na zakończenie pisania listu formalnego to:

• Z wyrazami szacunku,
• Z poważaniem.

Warto pamiętać, że przy takim zwrocie na zakończenie nie stawiamy już żadnego znaku interpunkcyjnego. Podpis, który umieszczamy poniżej, stanowi kropkę.

Przykładowe zwroty grzecznościowe na zakończenie pisania listu prywatnego to:

• Ściskam mocno,
• Pozdrawiam,
• Trzymaj się,
• Buziaczki.

Podpis listu

Pod zwrotem grzecznościowym należy umieścić swój podpis. Jeżeli list piszemy na komputerze, powinniśmy go wydrukować i złożyć podpis ręcznie.  

Pamiętajmy, że pisząc list formalny należy podpisać się zarówno imieniem i nazwiskiem. W niektórych przypadkach niezbędna jest także pieczątka.

Czytaj także: Jak napisać rozprawkę? Zasady pisania krok po kroku i przydatne zwroty

Iwona Szadkowska

Magda Mazurek